Logo    

1. INTRODUCCION

Estimado Proveedor:
En la presente carta compromiso, se le define la forma como Hemsa trabajara con Usted, a partir de 1 de Octubre de 2007, por lo cual le estamos informado para contar con su colaboración. Queremos lograr dar un servicio de recepción mas controlado y seguro, así mismo, ejecutar en menos tiempo y con mucha más credibilidad el pago a los proveedores, para ello debemos reglamentar y estandarizar; acciones, actividades, procesos y funciones. Con el Acuse de Recibo tendrá la confianza de que todo lo que esta en el descrito, fue lo que se recibió físicamente, pues contara la firma de acuerdo de su representante o propio (Directo en tienda); en caso de que entregue por paquetería esperamos contar con su confianza que se recibirá lo que usted envía conforme a la orden de compra y se le regresara lo que no entre en la orden y se le pagara siempre lo que se reciba únicamente.



2. REGLAS DE FACTURACION

 1. Datos que deben contener las facturas que nos elaboren.
    a) Nuestra Razón Social.
    b) Nuestro Registro federal de Contribuyente
    c) Domicilio fiscal 
    d) El nombre de sucursal a la que surte (Consignado a)
    e) Lugar y fecha de expedición
    f) Cantidad y descripción de la mercancía (Incluyendo contenido, color, 
      aroma, etc.
    g) Código y capacidad de empaque, estilo o modelo del producto.
    h) Precio unitario de cada artículo.
    i) Traslado de I.V.A., IEPS, cuando corresponda.
    j) Importe total en número y Letra.
    k) Número de Bultos por artículos y por el total de la factura.
2. Se debe facturar a:  HEMSA, S.A. DE C.V. R.F.C. HEM-861016AD5
    5 DE MAYO # 110 PTE. CENTRO C.P. 64000, MONTERREY, N.L.
3. Coloca también el nombre y dirección de la sucursal a la que se esta surtiendo.
4. No se le recibirá mercancía que esta facturada para otra sucursal en las Tiendas.
5. Mercancía entregada con copias fieles o copia fotocopiada, se retraza 
    el pago de su factura.



3. PROCEDIMIENTO DE ENTREGA

 1.  Para toda entrega en la tienda debe de existir una Orden de Compra, la cual formara parte 
      integrante del acuerdo comercial realizado con el comprador.
 2.  El proveedor surtirá con copia de orden de compra y hará mención del 
      número de orden en su factura.
 3.  NO se podrán hacer entregas parciales de mercancías, solo habrá una 
      entrega total para cada orden.
 4.  El término parcial ya NO se maneja en HEMSA, todas las órdenes de  
      compra deberán de cerrarse por completo y los faltantes se 
      renegociarán en una nueva orden de compra con su comprador, si fuera 
      necesario.
 5.  Para cada orden debe ser una factura, y  NO puede existir una factura
      para varias órdenes de compra.
 6.  Si por motivo del tamaño de la factura, el proveedor no puede incluir todos los artículos de 
      una orden en una sola factura podrá facturar de la siguiente manera:
  • El proveedor entrega varias facturas, pero solamente totaliza la última factura, en todas las demás (de la primera a la penúltima) coloca la leyenda “continua en la factura No. ___” y no coloca totales (subtotal-IVA y total). Por lo que en la última factura deberá de colocar el subtotal, IVA y total de todo lo que está surtiendo.
  • Se deben enumerar los documentos, las facturas; colocando “1 de 2”, “2 de 2”,etc. ó 1/3, 2/3 y 3/3.
7. Elaborar la factura desde su origen, no aceptaremos facturas elaboradas en nuestro recibo de mercancía. 8. El proveedor deberá entregar su mercancía junto con las facturas que la amparan. 9. Elaborar una factura por Tienda Y POR ORDEN DE COMPRA. 10. En caso de no entregar Factura Original, se le retendrá su pago. 11. Sus operaciones aritméticas deben estar correctas. 12. Costeo de Facturas debe de acuerdo realizado con el comprador. 13. Usted debe de entregar su mercancía antes de la FECHA LIMITE DE ENTREGA A TIENDA, si no es así, se cancelara y toda orden fuera de esta fecha se cancela y no la recibirá la tienda. 14. En Mercancía que surta por Paquetería, deberá señalar en que caja va la factura y orden de compra. También mercancía que no llegue por paquetería antes de la fecha limite entrega en tienda, no será recibida, se le informará y se le devolverá.



3.1. ETIQUETADO DE MERCANCIA DE MODA

 Las etiquetas de toda prenda de vestir debe tener obligatoriamente:
a. La Marca Comercial.
b. La descripción de Insumos(de acuerdo a la norma mexicana NMX-A-099-INNTEX) es decir, 
    los materiales con los cuales fueron fabricados dichos productos.
c. Talla (Chica, mediana o grande, o Unitalla)
d. Instrucciones de cuidado (conforme a la norma mexicana NMX-A-240-INNTEX),
    como se debe lavar, como se debe planchar o si no se debe planchar.
e. País de origen, en donde fue fabricado dicho producto 
f.  Nombre o Razón Social y Domicilio Fiscal del fabricante o importador.



4. EL PROVEEDOR DEBE DE ENTREGAR AL RECIBO TIENDA O CEDIS

a) Factura Original;	
    Debe de entregar el original invariablemente, pues si no 
    lo hace, no se le realizará el pago en el tiempo pactado con la
    compañía, también depende 
    si surte de acuerdo a lo ordenado.
b) 1ª Copia de Factura Original: 	
    La primera copia de la factura sirve para que 
    el proveedor cuente con el numero de  folios si 
    surtiera por transporte o Mensajería y el de recibido 
    a detalle (Acuse de Recibo)  que indica que en ese momento ha sido 
    ingresado al sistema para su pago.
c)  2ª Copia de Factura Original: 	
     La segunda copia  para archivo de la Tienda.
d)  Orden de Compra:	
     No es obligatorio que la lleve físicamente, pero si es 
     indispensable que este impresa o escrita en la factura.



5. SURTIDO

 1.  No enviar cantidades diferentes a las facturadas. Es muy importante que Usted tome en cuenta 
      que la Empresa HEMSA, no podrá asegurar el pago correcto, cuando Usted entregue mercancía 
      en cantidades diferentes a lo facturado; por lo que agradeceremos se tenga especial cuidado en  
      este concepto.
 2.  En la cantidad Ordenadas, no esta incluida la mercancía sin cargo que Usted nos otorga,
      esta en la columna asignada para ello.
 3.  No surta cantidades superiores a las pedidas, solo se recibe lo que  está en Orden de Compra.
 4.  Nuestro Sistema hará las operaciones necesarias para pagarle de acuerdo a lo negociado.
 5.  No compensar unos artículos con otros (se le rechazará o no se le recibirá si no esta en la orden.)
 6.  No facturar y enviar mercancía de pedidos cancelados o cuya vigencia ya
      expiró. En caso de querer surtir esta mercancía, comuníquese con su Comprador 
      para recibir instrucciones.
 7.  Que sus artículos no tengan su caducidad vencida o próxima a vencerse. Recibimos mercancía 
      de acuerdo a lo siguiente: 
      Mercancía de Farmacia, Mercado, Belleza, etc. Deben tener caducidad  de un año mínimo 
      (O CADUCIDAD PACTADA CON COMPRADOR.)
 8.  Facturar y entregar su mercancía con base en la capacidad de empaque y unidad de compra 
      que acordó con nuestro Comprador.
 9.  Si su capacidad de empaque cambió favor de comunicarse con su comprador antes de surtir.
10. Que el código del producto corresponda al que aparece en la Orden de Compra  y que el 
      producto tenga impreso el código.
11. Que la capacidad del producto corresponda a lo que aparece en la Orden de Compra y a lo facturado.



6. CITAS AL RECIBO

1. El proveedor deberá solicitar cita a la tienda para el recibo de mercancía mínimo con 
    24 horas de anticipación.
2. El horario para solicitar la cita es únicamente de 9 a.m. a 1 de la  tarde de lunes a viernes.
3. Los horarios de recepción varían de acuerdo a la ubicación de las tiendas.



7. ARTICULOS NUEVOS

1. En relación a los artículos nuevos, cambios de código de barras o presentaciones, 
    el proveedor se obliga a informar al comprador con anticipación de 15 días hábiles 
    a entrar en vigor y se compromete a no enviar productos, si no han sido autorizados.



8. ARTICULOS IMPORTADOS

1. Cuando se trate de artículos que haya importado directamente (importación de Primera Mano), 
    en la factura que presente, deberá contener adicionalmente a lo antes señalado lo siguiente:
  • Número de pedimento de importación.
  • Número de aduana y su ubicación.
  • Fecha de importación.
2. Cada artículo nacional o importado debe cumplir con los requisitos respectivos de las Normas Oficiales Mexicanas vigentes, de acuerdo a su tipo de producto, así mismo debe traer impreso en la etiqueta la información comercial que ésta norma establezca. Además de la información comercial los artículos regulados con norma específica, deben venir marcados con la etiqueta de NOM y su número respectivo de certificación.



9. DEVOLUCIONES DE PROVEEDOR

"RECHAZOS AL RECIBO"
1. El recibo Genera los siguientes documentos en base a su operación:
    Carta Faltante/Sobrante (Es el documento que describe la mercancía que no cuenta 
    con los estándares al momento de la recepción directa y por paquetería).
2. Nuestra política es; efectuar el menor número posible de devoluciones. 
3. Únicamente efectuamos devoluciones en los siguientes casos, aún se tenga convenio 
    NO devolución con Usted:
    Cuando se detecte en recibo la llegada de mercancía:
  • Defectuosa o dañada (por causas imputables al Proveedor).
  • Fuera de temporada (Ordenes vencidas)
  • Mal surtida (un código por otro, código no escanea, no etiquetada, etc.)
  • Surtida de más, respecto a la orden (Excedente).
  • No Ordenada.
4. Para proveedores que entregan directo se les entregara junto con su factura una carta de Faltante/Sobrante que deberá ser firmada de conformidad por parte de su propio. 5. Para proveedores que surtan por paquetería o por terceros, se ingresara la mercancía como recibida y también se realizara en ese tiempo una devolución (Nota de Devolución) por la mercancía que cubra alguno de esos cinco conceptos de devolución al recibo. 6. La mercancía que se devuelva por este motivo se le informara por medio del comprador para que pase por ella a nuestro local del CEDIS. 7. Debe de mandar un propio o compañía de trasporte contratada por usted para recogerla, cuenta con 15 días, se tendrá en resguardo en el CEDIS ese tiempo y de no acudir se procederá a enviarla a donación o tirarla según sea el caso. "DEVOLUCIONES NEGOCIADAS" 8. Hemsa no enviara la mercancía por devolución o Rechazo 9. TODAS LAS DEVOLUCIONES Y RECHAZOS, EL PROVEEDOR DEBERA DE PASAR A RECOGERLA AL CEDIS. 10. Serán autorizadas previamente por el comprador y el proveedor. 11. Todas las devoluciones (Nota de Cargo) se descontaran del saldo del proveedor. 12. Si no cuenta con saldo el proveedor, deberá de entregar una Nota de Crédito, junto con el cheque o deposito correspondiente del importe, para que le realicen la devolución de su mercancía. 13. Cuenta con 15 días después de autorizada para pasar al CEDIS por su devolución 14. Mercancía que no sea recogida después de 15 días se donar o tirara según sea el estado de la misma. Para pactar la fecha y hora en la que pasara por sus Devoluciones al Centro de Distribucion, debe fijar una cita. La cita la puede concretar por los siguientes medios:
  • Correo electronico: devolciones97@hemsa.com
  • Telefonicamente: (81) 8379-5324



  • ACLARACIONES DEL PROVEEDOR

    1. Contara con un periodo de 3 meses después de surtida la mercancía en Hemsa, para hacer 
        su reclamación.
    2. Deberá de dirigirse con Aclaraciones de pagos, para que le de tramite  a su Reclamo, haciendo 
        una investigación con las tiendas.
    3. En esta página podrá ver sus PAGOS (excepto pago por Nafinsa), así
    como los ACUSES DE RECIBO CON LOS RECHAZOS INCLUIDOS. Solicitar su clave
    si no cuenta con ella al Telefono (81) 8318-5534.


    CONSULTA PROVEEDOR

    Usuario:
    Contraseña:



    Sistema de COLABORACION ELECTRONICA B2B || Servicios de Factoraje/Nafinsa