Carta lineamientos de entrega a Hemsa
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Estimado Proveedor:
En la presente carta compromiso, se le define la forma como Hemsa trabajara con
Usted, a partir de 1 de Octubre de 2007, por lo cual le estamos informado para contar
con su colaboración.
Queremos lograr dar un servicio de recepción mas controlado y seguro, así mismo, ejecutar
en menos tiempo y con mucha más credibilidad el pago a los proveedores, para ello
debemos reglamentar y estandarizar; acciones, actividades, procesos y funciones.
Con el Acuse de Recibo tendrá la confianza de que todo lo que esta en el descrito, fue
lo que se recibió físicamente, pues contara la firma de acuerdo de su representante
o propio (Directo en tienda); en caso de que entregue por paquetería esperamos
contar con su confianza que se recibirá lo que usted envía conforme a la orden de compra
y se le regresara lo que no entre en la orden y se le pagara siempre lo que se reciba
únicamente.
POR LO QUE SE REGLAMENTA LO SIGUIENTE:
REGLAS DE FACTURACIÓN:
1.Datos que deben contener las facturas que nos elaboren.
a)Nuestra Razón Social.
b)Nuestro Registro federal de Contribuyente
c)Domicilio fiscal
d)El nombre de sucursal a la que surte (Consignado a)
e)Lugar y fecha de expedición
f)Cantidad y descripción de la mercancía (Incluyendo contenido, color, aroma, etc)
g)Código y capacidad de empaque, estilo o modelo del producto.
h)Precio unitario de cada artículo.
i)Traslado de I.V.A., IEPS, cuando corresponda.
j)Importe total en número y Letra.
k)Número de Bultos por artículos y por el total de la factura.
2.Se debe facturar a: HEMSA, S.A. DE C.V. R.F.C. HEM-861016AD5
5 DE MAYO # 110 PTE. CENTRO C.P. 64000, MONTERREY, N.L.
3.Coloca también el nombre y dirección de la sucursal a la que se esta surtiendo.
4.No se le recibirá mercancía que esta facturada para otra sucursal en las Tiendas.
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA.
5.Para toda entrega en la tienda debe de existir una Orden de Compra, la cual formara
parte integrante del acuerdo comercial realizado con el comprador.
6.El proveedor surtirá con copia de orden de compra y hará mención del número de
orden en su factura.
7.NO se podrán hacer entregas parciales de mercancías, solo habrá una entrega total
para cada orden.
8.El término parcial ya NO se maneja en HEMSA, todas las órdenes de compra deberán
de cerrarse por completo y los faltantes se renegociarán en una nueva orden de compra
con su comprador, si fuera necesario.
9.Para cada orden debe ser una factura, y NO puede existir una factura para varias
órdenes de compra.
10.Si por motivo del tamaño de la factura, el proveedor no puede incluir todos los
artículos de una orden en una sola factura podrá facturar de la sig. Manera:
a)- El proveedor entrega varias facturas, pero solamente totaliza la última factura,
en todas las demás (de la primera a la penúltima) coloca la leyenda “continua
en la factura No. ___” y no coloca totales (subtotal-IVA y total). Por lo que en la última
factura deberá de colocar el subtotal, IVA y total de todo lo que está surtiendo.
--- Se deben enumerar los documentos, las facturas; colocando “1 de 2”, “2 de 2”,
etc. ó 1/3, 2/3 y 3/3.
11.Elaborar la factura desde su origen, no aceptaremos facturas elaboradas en
nuestro recibo de mercancía.
12.El proveedor deberá entregar su mercancía junto con las facturas que la amparan.
13.Elaborar una factura por Tienda Y POR ORDEN DE COMPRA.
14.En caso de no entregar Factura Original, se le retendra su pago.
15.Sus operaciones aritméticas deben estar correctas.
16.Costeo de Facturas debe de acuerdo realizado con el comprador.
17.Usted debe de entregar su mercancía antes de la FECHA LIMITE DE ENTREGA A
TIENDA, si no es así, se cancelara y toda orden fuera de esta fecha se cancela y
no la recibirá la tienda.
18.En Mercancía que surta por Paquetería, deberá señalar en que caja va la factura y
orden de compra. También mercancía que no llegue por paquetería antes de la fecha Limite
entrega en tienda, no será recibida, se le informará y se le devolverá.
EL PROVEEDOR DEBERA DE ENTREGAR AL RECIBO TIENDA O CEDIS:
a) Factura original; Debe de entregar el original invariablemente, pues si no
lo hace, no se le realizará el pago en el tiempo pactado con la compañía, también depende
si surte de acuerdo a lo ordenado.
b) 1ª. Copia de factura original: La primera copia de la factura sirve para que
el proveedor cuente con el numero de folios si surtiera por transporte o Mensajería y
el de recibido a detalle (Acuse de Recibo) que indica que en ese momento ha sido
ingresado al sistema para su pago.
c) 2ª Copia de factura original: La segunda copia para archivo de la Tienda.
d) Orden de compra: No es obligatorio que la lleve físicamente, pero si es
indispensable que este impresa o escrita en la factura.
SURTIDO
19.No enviar cantidades diferentes a las facturadas. Es muy importante que Usted tome
en cuenta que la Empresa HEMSA, no podrá asegurar el pago correcto, cuando Usted
entregue mercancía en cantidades diferentes a lo facturado; por lo que agradeceremos
se tenga especial cuidado en este concepto.
20.En la cantidad Ordenadas, no esta incluida la mercancía sin cargo que Usted nos otorga,
esta en la columna asignada para ello.
21.No surta cantidades superiores a las pedidas, solo se recibe los que está en
orden de compra.
22.Nuestro Sistema hará las operaciones necesarias para pagarle de acuerdo a
lo negociado.
23.No compensar unos artículos con otros (se le rechazará o no se le recibirá
si no esta en la orden)
24.No facturar y enviar mercancía de pedidos cancelados o cuya vigencia ya expiró. En caso
de querer surtir esta mercancía, comuníquese con su Comprador para recibir
instrucciones.
25.Que sus artículos no tengan su caducidad vencida o próxima a vencerse. Recibimos
mercancía de acuerdo a lo siguiente: Mercancía de Farmacia, Mercado, Belleza, etc.
Deben tener caducidad de un año mínimo (O CADUCIDA PACTADA CON COMPRADOR.)
26.Facturar y entregar su mercancía con base en la capacidad de empaque y unidad de
compra que acordó con nuestro Comprador.
27.Si su capacidad de empaque cambió favor de comunicarse con su comprador
antes de surtir.
28.Que el código del producto corresponda al que aparece en la Orden de Compra y
que el producto tenga impreso el código.
29.Que la capacidad del producto corresponda a lo que aparece en la Orden de Compra
y a lo facturado.
CITAS AL RECIBO
30.El proveedor deberá solicitar cita a la tienda para el recibo de mercancía
mínimo con 24 horas de anticipación
31.El horario para solicitar la cita es únicamente de 9 a.m. a 1 de la tarde de
lunes a viernes.
32.Los horarios de recepción varían de acuerdo a la ubicación de las tiendas.
Artículos Nuevos
33.En relación a los artículos nuevos, cambios de código de barras o presentaciones,
el proveedor se obliga a informar al comprador con anticipación de 15 días hábiles
a entrar en vigor y se compromete a no enviar productos, si no han sido autorizados.
ARTICULOS IMPORTADOS
34.Cuando se trate de artículos que haya importado directamente (importación
de Primera Mano), en la factura que presente, deberá contener adicionalmente
a lo antes señalado lo siguiente:
• Número de pedimento de importación.
• Número de aduana y su ubicación
• Fecha de importación
35.Cada artículo nacional o importado debe cumplir con los requisitos respectivos
de las Normas Oficiales Mexicanas vigentes, de acuerdo a su tipo de producto,
así mismo debe traer impreso en la etiqueta la información comercial que ésta norma
establezca. Además de la información comercial los artículos regulados con norma
específica, deben venir marcados con la etiqueta de NOM y su número respectivo
de certificación.
DEVOLUCIONES DE PROVEEDOR AL RECIBO
36.El recibo Genera los siguientes documentos en base a su operación:
Carta
Faltante/Sobrante (Es el documento que describe la mercancía que no cuenta con
los estándares al momento de la recepción directa y por paquetería)
37.Nuestra política es; efectuar el menor número posible de devoluciones. Únicamente
efectuamos devoluciones en los siguientes casos, aún se tenga convenio NO devolución
con Usted:
Cuando se detecte en recibo la llegada de mercancía:
• Defectuosa o dañada (por causas imputables al Proveedor)
• Fuera de temporada (Ordenes vencidas)
• Mal surtida, (un código por otro, código no escanea, no etiquetada, etc. )
• Surtida de más, respecto a la orden.
• No Ordenada.
38.Para proveedores que entregan directo se les entregara junto con su factura
una carta de Faltante / Sobrante que deberá ser firmada de conformidad por parte
de su propio.
39.Para proveedores que surtan por paquetería o por terceros, se ingresara
la mercancía como recibida y también se realizara en ese tiempo una devolución
(Nota de Devolución) por la mercancía que cubra alguno de esos cinco conceptos
de devolución al recibo.
40.La mercancía que se devuelva por este motivo, será enviada por paquetería
o mensajería con cobro para usted.
41.Por lo cual le solicitamos sea lo mas preciso posible al entregar su mercancía,
para evita cargos innecesarios.
42.En caso que usted mande un propio para recogerla, cuenta con 15 días, se tendrá
en resguardo en la tienda únicamente ese tiempo y de no acudir se le enviara
por paquetería o mensajería.
ACLARACIONES DEL PROVEEDOR
43.Contara con un periodo de 3 meses después de surtida la mercancía en Hemsa,
para hacer su reclamación.
44.Deberá de dirigirse con Aclaraciones de pagos, para que le de tramite a su Reclamo,
haciendo una investigación con las tiendas.
Por lo tanto, esperamos contar con su apoyo a estas reglas de negocio que se empezaran a llevar para lograr un ganar, ganar en ambas partes.
Atte. HEMSA, S. A. de C. V. 29 DE SEPTIEMBRE DE 2007
IMPORTANTE PARA LEER
ANTES DE SURTIR
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